Tjek selv
Sådan beder du fragtfirmaet om en kreditnota
Har du fundet en fejl, skal den dokumenteres og sendes det rigtige sted hen. Her står, hvad brevet skal indeholde, og hvad du gør, hvis fragtfirmaet afviser.
En kreditnota er fragtfirmaets måde at rette en faktura på. Du betaler ikke en ny regning, du beder om at få et beløb krediteret, fordi en linje på den oprindelige faktura var forkert. Jo mere konkret og veldokumenteret din henvendelse er, jo hurtigere og nemmere går det. Et løst “jeg tror, I har taget for meget” bliver sjældent til noget. En præcis linjehenvisning med tal gør.
Det skal brevet indeholde
- Fakturanummer og dato, så det er tydeligt, hvilken faktura det handler om.
- Den konkrete linje, gerne med linjenummer, og hvad der er galt med den.
- Det rigtige beløb, det forkerte beløb, og differencen imellem dem. Tal gør det svært at afvise.
- Dokumentationen: den offentliggjorte brændstofsats, den vejede vægt, din fragtaftale eller hvad der nu viser, at linjen er forkert.
- En klar anmodning om en kreditnota på differencen.
Sådan sender du det
Send brevet til fragtfirmaets fakturerings- eller kundeservice-afdeling, ikke til din sælger, for det er bogholderiet, der udsteder kreditnotaer. Skriv det som en almindelig, rolig henvendelse. Du skal ikke være skarp eller true; du skal bare vise, at linjen ikke passer, og bede om at få det rettet. Gem en kopi af brevet og af den oprindelige faktura.
Når du sender en faktura til mig og jeg finder en fejl, skriver jeg brevet færdigt til dig, med linjehenvisning, tal og dokumentation. Så skal du bare sende det afsted fra din egen mail.
Hvis fragtfirmaet afviser
Det sker, at et fragtfirma afviser første henvendelse, eller beder om mere. Så beder du om en begrundelse: hvilken sats eller hvilket vægtgrundlag regner de ud fra? Tit afslører svaret selv, hvor uenigheden ligger, og så kan den løses med det rigtige bilag. Holder kravet, kan du bede dem genbehandle sagen, og du kan tage fat i din fragtaftale, hvis den giver dig ret.
Og her er det vigtige: afviser de, og vælger du at lade sagen ligge, har det ikke kostet dig noget. Mit arbejde koster kun 25 % af det, du faktisk får krediteret. Bliver der ingen kreditnota, er der ingen regning fra mig. Du løber altså ingen risiko ved at prøve.
Vil du have hjælp til at skrive brevet, så start med at sende mig fakturaen. Se også, hvilke fejl jeg leder efter, og hvordan du selv tjekker et brændstoftillæg.